Deze zes tools maken mijn leven als ondernemer leuker en makkelijker

Als ondernemer en tekstschrijver besteed ik graag zoveel mogelijk tijd aan mijn klanten. Helpen, adviseren, produceren. Maar een business runnen vraagt ook aandacht. Daarom zoek ik zelf continu naar manieren en tools die me helpen om effectief te werken.

Als ik weer ‘ns een geniale app gevonden heb, dan ben ik zo blij als een klein kind. Dat plezier gun ik iedereen! Daarom vandaag een keer geen blog met advies over schrijven, storytelling, teksten of content, maar een lijstje met zes tools die mijn leven als ondernemer en tekstschrijver leuker en makkelijker maken. Wie weet gaan ze jou ook helpen om fluitend de dag door te komen. Ik denk eigenlijk van wel!

Later

Deze tool met app gebruiken we bij Swaans Communicatie om posts en stories op Instagram in te plannen. De kalender is superoverzichtelijk, publiceren gaat automatisch en ik ben vooral fan van de linkinbio-functionaliteit. Bij alle posts die je deelt, kun je namelijk een url uploaden,. Deze komt op je eigen linkinbio-webpagina te staan. De link ervan plaats je eenmalig in de biografie van je Instagram. Zo kan je bezoeker dus ook links van oudere Instagramposts nog gewoon bekijken en hoef je nooit in je bio de url te wijzigen.

Drift

Op onze website hebben wij de gratis versie van Drift geïnstalleerd (al gezien?). Ook weleens lekker, een fijne tool waarvoor je niks hoeft te betalen 😉. Deze chatservice is ontzettend eenvoudig te implementeren en te customizen. Ook de backend van het chatsysteem werkt prima. En wat het fijnst is: Drift heeft een app waardoor ik ook kan chatten als ik onderweg ben. De tool heeft nog veel meer opties die wij nog niet gebruikt hebben. Sowieso is Drift de moeite waard om te proberen als je meer interactie wilt met je websitebezoekers.

Canva

Ik hou wel van een beetje knippen en plakken, maar een ontwerper word ik nooit. Voor mezelf en mijn team heb ik daarom een Canva-omgeving laten inrichten. Hierin staan al onze huisstijlelementen, kleuren, lettertypes, icoontjes en afbeeldingen. Deze zijn te koppelen aan allerlei uitingen: van websitebanner tot social media post en presentatie. Als je kan swipen, klikken, typen en slepen, dan maak je makkelijk de mooiste dingen. Ook handig zijn de vele afbeeldingen die je gratis bij het abonnement zitten. Bovenal is Canva een goede manier om teamgenoten te stimuleren om zelf content te maken, terwijl je niet bang hoeft te zijn voor een ratjetoe aan uitingen. Je bent vaker zichtbaar terwijl het je minder tijd kost.

Basecone

Ik haat bonnetjes (en de boekhouding, maar die kan ik helaas niet lozen). Altijd zijn ze kwijt, terwijl ik ze juist op de slimste plek heb opgeborgen. Hoe dan? Dankzij Basecone heb ik tegenwoordig maar 20 seconden nodig om bonnetjes bij ontvangst automatisch in mijn boekhoudpakket te schieten. Ik maak een foto met mijn iPhone (via de Basecone-app genaamd Spenser), tag het bonnetje en meteen staat hij op de goede grootboekrekening. Eens in de maand fiatteer ik alles op het webportal. Ook inkoopfacturen die ik per e-mail ontvang gaan regelrecht het systeem in. De crediteur wordt meteen herkend en het bedrag ook. Ik hoef alleen nog te accorderen en klaar. Met Basecone bespaar je zeker tijd, irritatie en negatieve energie van iets waar je als ondernemer liever niet mee bezig bent.

Gripp

Gripp geeft mij en mijn tekstschrijf-teamleden meer… ja, grip. Dit bedrijfssoftwaresysteem (onderstaande afbeelding is een dummy) vervult bijna alle ondersteunende functies in mijn bedrijf en geeft me inzicht in vrijwel alles. We maken er offertes mee, facturen, schrijven onze uren, connecten met de boekhouding. Het handige en visueel aantrekkelijke dashboard is de perfecte thermometer. Hoeveel opdrachten lopen er, wie moet er nog betalen, welke offertes zitten er in de pijplijn? Toegegeven: ik heb een halve kerstvakantie nodig gehad om alles in te regelen, maar ik kon het wel gewoon zelf. Alleen onze designers heb ik nodig gehad om superstrakke templates te maken. Geen pdf’jes meer maken, opdrachtbevestigingen activeren of handmatig de omzet in de boekhouding zetten. Alles gaat vanzelf. Nooit meer gissen, schatten of denken dat de zaken er zus of zo voorstaan. Nee, ik weet het en ben in control. Oh ja, de Gripp-helpdesk is vriendelijk, snel en behulpzaam. En zou het toeval zijn dat dit supersysteem gemaakt is door stadsgenoten?

reMarkable

Met stip op plek één: mijn reMarkable papertablet. Waar ik ga, daar is hij. Tot een paar jaar geleden zwierven mijn notitieboekjes overal. Ik hoefde de HEMA maar in te lopen of ik kocht weer een vrolijk exemplaar. Om vervolgens niet meer te weten wat ik nu precies waar had opgeschreven. In de startup-fase kocht ik een reMarkable. Het is een schrijftablet die nergens mee te vergelijken is. Hij werkt met inkttechnologie en het voelt en klinkt alsof je echt op papier schrijft. Het allermooiste: hij is nooit vol! Ik heb een mappenstructuur aangemaakt om per opdrachtgever en onderwerp notities te maken. Omdat hij cloudbased synchroniseert met de app op mijn laptop, heb ik altijd en overal toegang tot mijn aantekeningen. reMarkable zet geschreven tekst ook nog eens om in getypte tekst en alles wat ik maak is direct te mailen. Kortom, reMarkable is mijn beste vriend, overal en altijd.

Nu weet je hoe mijn ondernemersgereedschapskist eruitziet. Natuurlijk ben ik als app- en toolfreak ook ontzettend nieuwsgierig naar jouw favorieten. Dus inspireer mij: waar kan jij niet zonder?