Betere offertes maken

Wellicht heb je mijn vorige blog over offerte-ergernissen gelezen. Zoals beloofd dit keer een aantal tips om betere offertes te maken. Ik pas ze vaak toe voor onze klanten die een professionelere uitstraling nastreven of hun scoringspercentage willen verhogen. Ben jij een type copy-paste en ben je niet tevreden over het resultaat van je offertes? Investeer dan tien minuten van je tijd in het lezen van deze blog. Zeker weten dat je aanknopingspunten vindt om mee aan de slag te gaan.

1. Maak het persoonlijk
Mensen doen zaken met mensen. In de meeste gevallen heb je iemand gesproken of ontmoet voordat je een offerte gaat maken. Maak daar gebruik van! Voorzie je offerte van een persoonlijke tekst die duidelijk linkt naar jullie gesprek of kennismaking. Bedank voor het prettige gesprek, de complete informatie die je hebt ontvangen, de hulp toen je nog even nabelde om iets te dubbelchecken enzovoorts. Ooit over nagedacht om je offerte te voorzien van een kleine foto van jezelf bij de handtekening? Een persoon afwijzen is lastiger dan een stuk papier met alleen letters erop.

2. Laat zien dat je het probleem hebt begrepen
Een potentiële klant meldt zich bij jou omdat hij iets nodig heeft om zijn probleem op te lossen. Met de term probleem wil ik niet zeggen dat er echt iets problematisch aan de hand is. Het gaat erom dat je achterhaalt waarom iemand behoefte heeft aan jouw product of dienst. Het liefst doe je dat in de contactfase vóór het schrijven van de offerte. In je voorstel gebruik je de informatie om aan je prospect te laten zien dat jullie op één lijn zitten en dat jij de essentie van het probleem begrijpt. Maak dus een alinea waarin je zo concreet mogelijk samenvat wat het probleem of de wens van de klant is.

3. Speel in op het leidmotief
Je hebt het probleem van de klant doorgrond en duidelijk samengevat. In het volgende deel van de offerte ga je het probleem oplossen. Nu zou je misschien denken, ik laat hier alles zien wat ik in huis heb en dan kan de prospect mooi zelf bepalen wat hij of zij nodig heeft. Hartstikke fout! Jij bent toch gevraagd om een oplossing te bieden? Durf dat te doen en maak bewuste keuzes. Om deze keuzes te maken, moet je in de eerste contactfase zien te achterhalen wat iemands leidmotief (Karl Gustav Jung) is: winst, zekerheid, gemak of status of een combinatie? Match zijn doel met de benefits van jouw product of dienst. Ter illustratie:

Brood kopen bij de bakker:

• Een persoon met de focus op status wil het beste broodje van de zaak, het award winning worstenbroodje of de taart met drie verdiepingen.
• Iemand die primair gericht is op zekerheid gaat voor het brood dat elk gezinslid lekker vindt en dat dus niet te uitgesproken of nieuw is.
• De gemakszoeker wil een voorgesneden brood, verpakt in vijf zakjes, voor elke dag van de werkweek één. Kwestie van uit de vriezer halen en klaar!
• Het persoonstype dat gericht is op winst, kiest voor de aanbieding van de dag, ook al is het misschien niet zijn favoriete brood.

Het klopt, het is best een uitdaging, om voor elk van deze types het beste voorstel te maken. Maar oefening baart kunst, durf te kiezen! Hier vind je een leuke case met een tot de verbeelding sprekende uitwerking van Jungs leidmotieven.

4. Houd het compact
Wat zijn jouw gedachten als je een offerte van 20 pagina’s krijgt?

• Poeh, geen tijd nu. Daar ga ik later maar eens goed voor zitten.
• Alle producten en diensten erin: ben ik niet belangrijk genoeg om een passend voorstel voor te maken?
• Zo lang? Ik dacht dat mijn vraag heel simpel was!
• Snel naar de laatste pagina, ik wil weten wat het kost.

Precies, vier gedachtes die je sowieso wilt voorkomen. Strepen dus!

5. Ben concreet en compleet
Sommige bedrijven lijken offertes haast met opzet ingewikkeld te maken. Zo zien we eigenlijk niet precies wat we krijgen en ook niet wat het kost. Transparantie is belangrijk en dus is het raadzaam om na je toelichting op (het liefst) één A4 samen te vatten: dit krijgt je en dit gaat het je kosten. Zet alle losse onderdelen onder elkaar en als je het echt goed wilt doen (en het voorstel laat het toe), dan maak je een optelsom. Waarom zou je de prijs verbloemen? Je voorstel is gewoon goed en eerlijk. Klaar.

6. Houd professioneel overzicht
In mijn eerdere blog had ik het over vreselijke logo’s van keurmerken en certificaten. Laat ze weg of maak ze allemaal subtiel grijs en even klein. Wél belangrijk: structuur aanbrengen in je offerte en zorgen voor lucht. Geef alinea’s een titel, gebruik witruimtes om onderdelen te scheiden, kies een mooie regelafstand (bijv. 1,3 pt) en een lekker leesbare lettergrootte (bijv. 11 pt). Wellicht ten overvloede: lettertypes als comic sans zijn verboden. Gebruik gerust wel een leesbare kleur voor je alineakopjes, bijvoorbeeld de kleur van je logo. Gouden regel bij de opmaak van een offerte: alles met mate.

7. Selecteer relevante referenties
Soms is het belangrijk om door middel van referenties je ervaring aantoonbaar te maken. Ben altijd selectief en plant niet zomaar 20 logo’s van klanten in je offerte. Het is beter om drie of vijf referenties te gebruiken die voor de prospect interessant en relevant zijn. Bijvoorbeeld omdat de branche vergelijkbaar is of je weet dat iemand zelf ook zaken doet met dit bedrijf. Een korte projectomschrijving toevoegen kan absoluut relevant zijn, zeker wanneer deze overeenkomsten vertoont met het project waarvoor je nu offreert. Bij referenties weer een knipoog naar het leidmotief. Zet niet alleen de Philipsen, KLM’s en Ahold’s van deze wereld in je lijstje. Iemand die op zoek is naar winst doet meteen de aanname dat je vast en zeker een torenhoog uurtarief hebt als je voor dit soort organisaties werkt.

8. Sluit doelgericht af
Na al die moeite gedaan te hebben om een voorstel op maat te maken, is het echt niet inpertinent om een handtekening te vragen. De klant de offerte laten printen, tekenen, inscannen en terugmailen is een optie. Maar er zijn tegenwoordig ook tal van tools waarmee je een digitale handtekening kunt vragen en je de klant hiermee dus ook moeite bespaart. Zeker de gemakszoeker vindt het heerlijk: even met z’n muis een krabbel zetten en alles is geregeld.

9. Meten en weten
Grote organisaties stroomlijnen processen in hun CRM- of ERP-pakket. Maar ook wanneer je bedrijf niet volledig gedigitaliseerd is, zijn er genoeg manieren om je offerteproces meetbaarder te maken. Zo kun je bijvoorbeeld een programma als Whiteworks gebruiken om te zien wanneer en hoe vaak je prospect jouw offerte heeft geopend. Whiteworks werkt ook met een digitale handtekening.

Conclusie: aandacht en relevantie
Al deze tips voor het verbeteren van je offerte zijn terug te brengen naar relevantie en aandacht. Twee facetten die in het zakelijk verkeer noodzakelijk zijn om te krijgen waar het allemaal om draait: vertrouwen. En zoals je nu hebt gezien kan een offerte veel meer bijdragen aan het wekken van vertrouwen dan je in eerste instantie zou denken! Tot slot een tip van mijn salestrainer: stuur belangrijke offertes niet per mail, maar ga ze persoonlijk afleveren. Hier laat ik je als tekstschrijver los om je eigen werk weer op te pakken en met passie en overtuigingskracht een nieuwe opdracht binnen te halen. Succes!