Vijf tips om je out-of-officebericht wat zonniger te maken

Het is hoogzomer: de tijd waarin je vaak binnen een halve minuut een antwoord op je mailtjes krijgt. Een automatisch antwoord welteverstaan; in deze tijd van het jaar is het op kantoren vaak even rustig als in een geïmproviseerd stemlokaal op de dag van de waterschapsverkiezingen. En wat is het laatste klusje voordat je je op vrijdagmiddag een fijne vakantie en een goede reis laat wensen door je nederige collega’s die op de winkel passen? Juist, nog even snel een out-of-officebericht uit je korte mouw schudden.

‘Beste mailer, ik ben momenteel niet op kantoor. Op maandag 16 augustus ben ik er weer. Uw bericht beantwoord ik zo spoedig mogelijk daarna. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega Henk: henk@creatief-boekhouding.nl. Is het niet dringend, dan kunt u zich afvragen waarom u mij zojuist gemaild hebt. Zonnige groetjes, Steffie Dubois-Lopez Garcia’

Toegegeven: deze korte en vriendelijke autoreply zit bommetjevol nuttige informatie. De componist ervan, in casu Steffie, meldt dat zij niet aanwezig is, wanneer de mailer een reactie kan verwachten en wie levensreddend kan optreden in het geval van spoed: Henk! Dit alles zeer beknopt en zonder onnodige ballast.

Zeer handige tips
Toch kan een afwezigheidsbericht best wat beter. Daarom geven we je een paar handige tips om je out-of-office naar een hoger niveau te tillen.

1. Gun de mailer een tipje van de sluier

Een out-of-officebericht is niet geschikt om in detail uit te wijden over de bestemming en de voorgenomen activiteiten op het vakantieadres – daarvoor ga je maar naar de kapper – maar een tipje van de sluier mag best. Je mag gerust in je bericht zetten waar je naartoe gaat, met wie en of je bijvoorbeeld kiest voor de péage of een avontuurlijke alternatieve route. Dat scheelt een hoop vragen van oprecht geïnteresseerde relaties na thuiskomst.

2. Waarschuw dat er niets te halen valt

Wellicht zijn er ook mensen met snode plannen die je mailen. Die denken: Hee, Rutger is op vakantie dus we zullen zijn toetsenbord en ergonomische muis eens verdonkeremanen. Schrijf dus dat er collega’s zijn die de planten water geven en een oogje in het zeil houden.

3. Wees gerust eerlijk

Beweer in je bericht niet dat je beperkte toegang hebt tot je mail als je in werkelijkheid vergroeid bent met je smartphone en weet dat de wifi-faciliteiten op je bestemming muy bien zijn. Je mag gerust schrijven dat je telefoon met je mee reist, maar dat je die alleen gebruikt voor jaloersmakende Instagramfoto’s van zonsondergangen, zwembaden en jezelf, lurkend aan een rietje in een cocktailglas voor het optimale duckface-effect.

4. Inspireer de mailer

Er is een behoorlijke kans dat de mailer uitverkoren is om op het werk te zijn, terwijl hij of zij wellicht liever in zonnige oorden was maar dat de collega’s met schoolgaande kinderen sneller waren met het invullen van de vakantieplanning. Daarom mag je best een inspirerende boeken-, restaurant- of muziektip delen met de ijverige afzender. Of een mooie quote. Life is like a box of chocolates; you never know what you’re gonna get of It’s nice to be important but it’s more important to be nice zijn eigenlijk altijd goed. Of zaai verwarring met een songtekst van BLØF: een leuke, zilte zomerpuzzel zorgt voor afwisseling in de meanderende rivier van je overpeinzingen.

5. Zorg voor de juiste tone of voice

Veel mensen hebben de neiging om een formele toon aan te slaan in een out-of-office, terwijl ze van nature best informeel zijn en met de meeste mailers op jij-niveau zitten. Denk daar goed over na, want oneigenlijk tutoy- dan wel vousvoyeren is niet persoonlijk en geeft de afzender wellicht een vervelend gevoel – dat moet je niet willen in deze Summer of Love. Twijfel je, kies dan de veilige weg: schrijf je afwezigheidsbericht volledig in het Engels. Dat staat ook nog eens veel interessanter.

Fijne vakantie! Zelf zijn wij de komende weken – afwisselend – ook met vakantie, maar je kunt ons gerust blijven mailen. De kans is aanwezig dat je binnen een halve minuut een reactie krijgt.